כל עסק מנהל את קשרי הלקוחות בצורה שונה. יש כאלו שרושמים על פתקים כל מתעניין חדש שפונה לבירור אודות מוצר… עליהם לרכז את כל הפתקים, לחזור לכל אחד מהלקוחות ולעדכן פרטים נוספים שמתבררים. חלק מהפתקים הולכים לאיבוד בשלב זה או אחר מהתהליך, בחלק מהפתקים כבר אין מקום וצריך לצרף עוד ניירת כדי להוסיף פרטים. אחרים מתקדמים יותר ומתעדים את פרטי כל מתעניין שפונה ואופי הפנייה בגיליון אלקטרוני או מאגר מידע , ומשם מנהלים את כל התהליך. גם צורת עבודה זו מלווה בפעולות קבועות שחוזרות על עצמן הנעשות באופן ידני ומתיש. כל זה כרוך בעבודה מרובה, בלגן במשרד ואובדן מידע בלתי נמנע.
עסקים שמתנהלים כך ישיבו בשלילה לשאלה בראש העמוד. אם יפנו אליהם ביום אחד מספר פונים שגבוה במעט מאפשרות הקיבול והניהול שלהם, הם פשוט לא יעמדו בעומס, ורק של קליטת הפניות בלבד, בלי לדבר על ניהול וטיפול בתוכן הפניות עצמן.
כל מי שמשיב בשלילה לשאלה זו, אם ישלב בעסק שלו אוטומציה עסקית היא תהפוך את התשובה ל"כן"!!!
אוטומציה איכותית ומאופיינת היטב תבצע באופן אוטומטי את כל התהליך הסיזיפי והחוזר על עצמו של קליטת הלקוחות ותיעודם במאגר מידע. כל מה שנותר הוא לחזור לפונים ולטפל בפניות במהירות ובמקצועיות.
עסק שמשתמש באוטומציה עסקית עונה "כן" לשאלה, כי גם אם יקח קצת זמן עד שיחזרו לכל הלקוחות, כולם שמורים במערכת ואף אחד לא הולך לאיבוד.
אוטומציה מקצועית תוכל אף לבדוק מקורות הגעה ולברר את מקורות הפרסום המועילות והריווחיות ביותר, לתת מענה אוטומטי, גם אם חלקי, לכל פונה, גם אם פנה ב-02:00 בלילה, ולתת הרגשה ללקוח שהפנייה שלו מטופלת, מה שישאיר אותו אתכם וימנע פנייה לעסק מתחרה.
בבוקר, לעובד יהיה במערכת ניהול הלקוחות שלו את הלידים הכי איכותיים ובשלים למכירה.
זו דוגמא לאוטומציה ראשונית בסיסית שתשנה את כללי המשחק בעסק שלכם. בתהליכים מתקדמים יותר אפשר לשלב מערכת קביעת פגישות אוטומטית בלי צורך לפתוח יומנים ולנסות למצוא זמן פנוי לשני הצדדים, לשלב צ'אט בוט מתקדם שיקח ויתן מידע ויחסוך חלקים נוספים מפעולות קבועות חוזרות על עצמן, לבצע מעקבים אחר התקדמויות ותזכורות בכל שלב, ועוד ועוד.